打造惊艳国际混合活动的十个技巧

COVID-19 大流行及其在2020和2021年的后续封锁迫使活动经理重新思考 如何 他们举办会议、研讨会、工作坊以及其他会议的方式。

安全是首要考虑因素，且举办现场活动的最大障碍，活动管理者需要一种替代方案。

对许多人而言，数字活动提供了一种自然且具成本效益的解决方案——它们使活动组织者能够在遵守社交距离指南的同时继续开展活动。.

但这并非全部 — 结合数字和现场的最佳优势，混合活动 提供 多项好处 超越传统活动，包括更广的覆盖面、可持续性（无论是环境还是财务层面）、更高的包容性、为与会者提供的灵活性 — 因为他们可以 选择他们如何参与，且由于在线可达，大幅减少 “red tape”，因为它们可在线访问并且更多。

现在，封锁限制已成为过去，许多活动经理计划继续使用或开始采用混合活动形式，通过增加现场出席并利用在线解决方案。根据《Event Manager Blog》的研究（Skift 品牌），70% 的活动现在是混合形式或可选择虚拟参加。

混合活动显然已成为首选形式。全球虚拟活动市场在2019年的估值为777.98亿美元 — 并且 预计从2020年到2027年将以23.2%的复合年增长率（CAGR）增长 — 同时，许多活动管理专业人士正在寻找利用线上和虚拟活动技术创造新体验的新方法。

但让我们退后几步，来解决一个重要的问题。. 

什么是混合活动？

简而言之，混合活动是一场贸易展、会议、研讨会、工作坊或任何其他会议，结合了“现场”面对面活动和“虚拟”在线组件。

例如，参加一次研讨会 — 研讨会的演讲者（或小组成员）可以现场会面，而观众通过在线视频会议解决方案 “远程” 参与。这种方式有多项优势，包括降低成本和活动的实体足迹，并使活动经理能够触及更广泛的受众，提升参与度。.

您可能也对我们的 博客文章 “什么是混合活动以及如何开始？”

为什么要举办混合活动？

与传统现场设置相比，混合活动在根本上更易于参与，并提供“兼具两者优势” — 或甚至更多。. 

For example, the online component of hybrid events means that they can be expanded infinitely, allowing event managers to reach previously unreachable audiences. New audiences speaking different languages can also easily be catered for through the use of interpreters — both of whom can work remotely as your event is online. No need to pay for visa permits or airplane tickets. You just need to install an online event management platform and real-time interpreting solution (such as Interprefy) to make this possible. Another option is to use an AI speech translation solution, like Interprefy Aivia, that works for both in-person and virtual attendees.

此外，通过在线举办活动，它们’更加 “灵活” — 您’不再受限于特定的时间或地点，甚至可能只需要更小的场地。.

我们都熟悉线下活动的好处 — 连接性、个性化等，这在混合活动中仍然存在，为与会者提供了选项 亲自参加。

了解更多关于混合活动的好处在此。

当然，混合活动可能充满挑战——从物流到为参展商和赞助商创造新价值，再到满足不同时区的需求。但真正的挑战在于转变您所服务对象的思维方式。将现场活动加上在线访问作为附加选项，可能会让远程参与者感到失望。.

解决此挑战的关键在于打造一次活动，却提供两种体验 —，我们也提供了一些最佳实践技巧来实现这一目标。.

成功举办混合活动的关键技巧

• 关注您的所有受众

了解您的受众有助于从庞大的混合活动解决方案和技巧清单中进行筛选。明确参会者的需求后，您即可选择合适的技术，例如活动管理平台，并定义整体体验。务必同等关注两类受众的需求。虽然可能倾向于稍微侧重现场参与者，因为他们通常面临更高的参与成本（旅行、签证、门票等），但远程受众的数量往往会超过现场参与者。因此，聚焦您将吸引的多元受众的需求至关重要。.

• 为您的与会者提供现场和线上代表

为了让您的受众更轻松地与您及其他与会者互动并参与，请为现场和线上体验配备代表。这些代表能够满足宾客的需求，向他们提供活动信息和内容，并引导他们找到所需的内容。. 

在线代表尤为重要，因为他们可以帮助与会者解决任何技术问题或困难，同时分享有价值的内容并帮助他们与其他在线与会者建立联系。.

• 制定营销和内容策略

为了最大化您的混合活动’的出席率，请提前进行市场营销和推广。这可以包括电子邮件营销、社交媒体（在今天’的数字优先世界中至关重要），以及您的演讲者和赞助商的影响力。它’值得让您的演讲者和赞助商通过他们的渠道（尤其是 LinkedIn）推广您的活动，因为这将为您带来已经建立且活跃的受众。. 

此外，请考虑为潜在与会者开发“exclusive”内容——在活动登录页面上明确说明，注册者将获得幕后内容的访问权限。这可以为您的活动创造大量的兴奋和热度。一次它’结束后，使该内容对所有人开放，以便您继续吸引感兴趣的群体。.

• 拥有最佳的线上和现场技术支持

如果麦克风故障或出现连接问题会怎样？对于每一种可能的 “problem”，您需要随时可用的支持，这比仅仅离线或在线活动时更为重要。What’s more，线上和现场团队都必须保持良好的沟通。以 Interprefy 为例，我们可以利用我们的现场视听合作伙伴网络，也可以与客户已有的合作伙伴协作。.

理想情况下，对于您的混合活动，您应配备技术人员和合作伙伴进行密切监控，以解决任何问题——您还应向与会者（线上和线下）保证正常服务将在相对较短的时间内恢复。.

如果您的在线活动管理解决方案出现故障，它’ 总是值得拥有一个可以快速部署的备份选项。. 

• 寻找合适的场地并与业主合作 

没有两个场地是相同的；许多场地都有其标准化的功能。有些场地更适合举办活动 — 即已设置好的讲台和环绕音响 — 因此您需要仔细评估每个选项，以确定哪种最适合您的混合活动。. 

带宽能力至关重要，当然，因为您需要迎合在线观众并提供高质量的视频和音频流。同样，场地的美感对现场和线上参与者都很重要，因此请确保选择外观良好且体现活动“主题”的场所。. 

在寻找合适场地的同时，请与场地运营方合作，打造“理想”的现场架构。您还应努力使其尽可能“安全”且可持续负责。这将安抚与会者并提升品牌情感。. 

推荐资源：

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• 使用合适的平台和设置 

在线活动管理和虚拟托管平台提供多种功能。有些适用于大规模活动和会议，而另一些在用于小型、个人会议时表现出色。. 

请花时间评估所提供的解决方案，并将其与您实际需求进行交叉对比。It’更好的是找到符合您需求的方案，而不是投资于包含您从未使用功能的综合解决方案。. 

除了为您的混合活动寻找合适的平台之外，您还需要合作伙伴和现场活动的技术设置，以及与虚拟活动的连接。您需要一支随时为您管理所有事务的团队和负责照顾与会者的工作人员，否则，您将面临巨大的未知风险。. 

• 不要忽视语言障碍

由于混合活动的可及性大幅提升，您应预期会有来自世界各地的人参加。鉴于此，您需要确保拥有能够满足最“common”语言需求的翻译员和口译员。获取此信息的最简便方法是查看您的与会者数据——大多数人使用哪些语言？根据这些信息，寻找合适的翻译和口译合作伙伴。.

为了确保无缝的体验 — 无论是现场还是线上 — 您需要实时口译解决方案，使他们能够聆听内容并为受众进行翻译。. 

像 Interprefy 这样的解决方案能够轻松实现大规模向多国受众交付活动，口译员可以随时随地工作。并且 Interprefy’的项目和技术支持团队可以现场或远程为您提供支持。.

最棒的部分是？Interprefy 可以添加到大多数流行的网络会议、活动管理和虚拟托管平台中。因此，there’s 您需要做的几乎没有任何操作，即可使其正常工作。.

• 进一步提升可访问性

• 让它成为双向互动

提升观众参与度的关键因素是为与会者提供参与和与现场人员交流的机会。借助合适的技术基础，这种“双向互动”易于实现。例如，演讲者可以通过关注聊天窗口或让专职策展人挑选并转发有趣或幽默的评论，将虚拟参与者的内容纳入演讲。另一种策略是将部分虚拟与会者的视频画面作为演示的一部分进行播出。当任何与会者将自己视为活动的一部分时，几乎必然会带来更具沉浸感和意义的体验。.

• 保持势头

活动结束后，there’没有理由不通过向与会者发送新的相关内容来保持势头。您还可以在事后串联支持性活动，例如举办深入探讨关键主题的专题讨论会，或在与会者符合特定条件时给予其加入的机会。通过在活动后持续保持势头，您可以最大化投资价值，打造品牌曝光与互动的持续循环。.

混合活动已成为常态

作为活动组织者和参与者，持续认识到能够选择他们分别主办和参加活动的方式，混合活动将继续吸引全球观众，无论线上还是线下。

对活动经理而言，挑战在于双重事务的复杂性。一次活动，两个体验 — 且必须保持一致。线上提供的内容必须尽可能精准地在离线复制。活动经理需要密切关注两类受众对其活动的参与情况，并利用这些信息持续改进工作。.